Thuật ngữ
WIP limit là gì? Giới hạn việc đang làm dở và cách đặt con số
WIP limit là số việc tối đa được làm dở cùng lúc trong một cột hoặc với một người. Vì sao ít việc dở lại xong nhanh hơn, con số khởi điểm, làm gì khi vượt, ví dụ.
Khoảng 5 phút đọc
Trả lời ngắn
Định nghĩaWIP limit (giới hạn việc đang làm dở; WIP là work in progress) là số việc tối đa được phép nằm dở dang cùng lúc trong một cột của bảng hoặc với một người. Khi cột đã đầy, đội không mở việc mới mà đi làm xong việc đang có. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất của Kanban và là thứ khiến việc xong nhanh hơn dù đội không làm nhiều giờ hơn.
Nghe ngược đời: giới hạn số việc mà lại xong nhiều hơn. Lý do nằm ở chỗ việc dở dang không đem lại gì cho ai, và mỗi việc dở đang chiếm chỗ trong đầu một người. Phương pháp bao quanh nó ở Kanban là gì?.
Vì sao ít việc dở lại xong nhanh hơn
Có một quy luật đơn giản: thời gian một việc nằm trong hệ thống bằng số việc đang dở chia cho tốc độ xong. Đội xong 5 việc mỗi tuần mà giữ 20 việc dở thì trung bình mỗi việc mất 4 tuần từ lúc bắt đầu đến lúc xong; giữ 10 việc dở thì còn 2 tuần, tốc độ xong không đổi. Người dùng và khách hàng cảm nhận thời gian này, không cảm nhận số việc đội đang làm.
Thêm hai chi phí ẩn: mỗi lần chuyển giữa hai việc mất 15 đến 30 phút để lấy lại mạch, và việc dở lâu thì yêu cầu đổi, code xung đột, người làm quên chi tiết. Giới hạn WIP đổi “bắt đầu nhiều” thành “xong nhiều”.
Đặt con số thế nào
| Chỗ đặt | Khởi điểm | Vì sao |
|---|---|---|
| Cột Đang làm | Số người làm trong cột cộng một | Mỗi người một việc, dư một chỗ cho việc chờ chuyển giao |
| Cột Review / Test | Bằng số người review, thường thấp hơn Đang làm | Đây là chỗ hay ùn nhất; giới hạn thấp ép dev đi test giúp |
| Mỗi người | Hai việc | Một việc chính và một việc chờ (chờ trả lời, chờ máy) |
| Cột Cần làm | Không cần, hoặc bằng 1,5 lần Đang làm | Chỉ để backlog không tràn vào bảng |
Con số đúng là con số làm đội hơi khó chịu
Khi vượt giới hạn thì làm gì
Ba việc theo thứ tự
- Không mở việc mới. Người rảnh hỏi: tôi giúp được thẻ nào sang cột kế?
- Xúm vào thẻ kẹt: test giúp, review giúp, gọi người đang giữ câu trả lời.
- Nếu kẹt vì bên ngoài (chờ khách, chờ API), đánh dấu bị chặn và bàn ở daily; không lấy đó làm cớ mở việc mới.
Vượt WIP là tín hiệu cho cả đội, không phải lỗi của người vừa kéo thẻ. Đội phạt người vượt sẽ có đội giấu việc ngoài bảng.
Ví dụ: cột Review từ 9 thẻ xuống 3
Ví dụ
Đội 5 người, 4 dev và 1 tester, cột Review thường xuyên có 8–9 thẻ chờ test, dev vẫn mở việc mới vì “đã code xong rồi”. Cuối sprint, 9 việc “xong về phía dev” nhưng chỉ 4 việc Done, velocity thấp, tester làm thêm giờ.
Đội đặt Review giới hạn 3 và Đang làm giới hạn 5. Ngày thứ hai, Review chạm 3, một dev định mở việc mới thì bảng báo đỏ; bạn ấy đi test giúp một thẻ theo tiêu chí chấp nhận có sẵn. Tuần đầu hơi bực, tuần thứ hai thành thói quen: dev test chéo cho nhau, tester chỉ kiểm lần cuối. Sprint sau 8 việc Done, tester về đúng giờ, và thời gian một việc từ lúc bắt đầu đến Done giảm gần một nửa.
Bốn lỗi hay gặp
Đội mới hay mắc
- Đặt giới hạn quá cao để không bao giờ vượt. Đội 4 người đặt Đang làm là 12. Không có tác dụng gì.
- Thẻ to bằng cả tuần việc. Giới hạn 5 thẻ nhưng mỗi thẻ 8 điểm thì vẫn là 40 điểm dở. Chia thẻ nhỏ trước, đặt giới hạn sau.
- Lách bằng cột phụ. Thêm cột “Chờ” không giới hạn để đẩy thẻ sang. Cột chờ cũng phải có giới hạn.
- Coi vượt WIP là lỗi cá nhân. Việc giấu ngoài bảng sẽ xuất hiện.
Giới hạn WIP trên Pentara
Quản lý dự án đặt giới hạn WIP cho từng cột ở Cài đặt › Cột Kanban. Trên Board, tiêu đề cột hiện “đang có / giới hạn”, ví dụ 4 / 3, và đỏ lên khi vượt. Pentara chỉ cảnh báo, không chặn kéo thả: quyết định nhận thêm hay xúm vào gỡ là của đội, đúng tinh thần Kanban.
Kết hợp với daily đi từ cột phải sang trái, cột đỏ là câu hỏi đầu tiên mỗi sáng. Đặt thử với đội của bạn: đăng ký gói Miễn phí, tạo dự án, đặt Đang làm bằng số người cộng một, Review thấp hơn, rồi nhìn lại sau hai tuần; cách dựng cột và nhóm trạng thái ở chương Bảng Kanban và giới hạn WIP.
Hỏi đáp nhanh
- WIP limit nên đặt bao nhiêu?
- Cột Đang làm: số người làm trong cột cộng một. Cột Review: bằng số người review, thường thấp hơn. Mỗi người: hai việc. Chạy hai tuần rồi chỉnh: không bao giờ chạm thì hạ, vượt liên tục mà không do kẹt thì tăng một.
- Vượt WIP limit thì có bị chặn không?
- Tùy công cụ; Pentara chỉ cảnh báo bằng màu đỏ trên tiêu đề cột, không chặn kéo thả, để đội tự quyết. Cách xử lý đúng khi vượt: không mở việc mới, người rảnh đi giúp thẻ đang kẹt sang cột kế, việc bị chặn bởi bên ngoài thì đánh dấu và bàn ở daily.
- Đội chạy Scrum có cần WIP limit không?
- Nên có. Sprint giới hạn tổng việc trong hai tuần nhưng không ngăn cả đội mở hết việc cùng lúc rồi cuối sprint việc nào cũng dở. Giới hạn WIP trên cột Đang làm và Review trong sprint là cách kết hợp Scrum và Kanban phổ biến nhất.