Kanban là gì? Bảng Kanban, giới hạn WIP và cách áp dụng cho đội nhỏ

Định nghĩaKanban là cách quản lý công việc bằng một tấm bảng chia cột theo trạng thái (Cần làm, Đang làm, Xong…), mỗi việc là một thẻ đi từ trái sang phải. Nguyên tắc quan trọng nhất của Kanban không phải cái bảng, mà là giới hạn số việc đang làm dở (WIP limit): làm xong việc đang có trước khi nhận việc mới.

Chữ “kanban” tiếng Nhật nghĩa là “bảng tín hiệu”. Toyota dùng thẻ kanban từ những năm 1950 để công đoạn sau “kéo” linh kiện từ công đoạn trước đúng lúc cần, thay vì công đoạn trước sản xuất dồn lên. Từ giữa những năm 2000, cách làm này được đưa vào phát triển và vận hành phần mềm, và ngày nay là phương pháp Agile phổ biến thứ hai sau Scrum.

Một đội không có Kanban thường trông thế này: mỗi người ôm bốn, năm việc cùng lúc, việc nào cũng “đang làm”, cuối tuần không việc nào xong hẳn. Ai hỏi tiến độ cũng phải đi hỏi từng người. Việc kẹt ở đâu (chờ khách trả lời, chờ review, chờ máy chủ) không ai thấy cho đến khi trễ.

Kanban chữa hai thứ. Thứ nhất, nó làm công việc nhìn thấy được: cả đội và cả sếp nhìn một bảng là biết việc nào ở đâu, cột nào đang ùn. Thứ hai, giới hạn WIP ép đội hoàn thành trước, bắt đầu sau: khi cột Đang làm đã đầy, người rảnh phải đi gỡ việc đang kẹt thay vì mở việc mới. Kết quả đo được là thời gian từ lúc nhận đến lúc xong một việc ngắn lại rõ rệt, dù đội không làm nhiều giờ hơn.

Kanban còn khuyến khích hai việc nữa: đặt vòng phản hồi định kỳ (họp ngắn hằng ngày trước bảng, xem lại dòng chảy mỗi một hoặc hai tuần) và cải tiến dần dần thay vì đổi quy trình một lần. Không có vai trò bắt buộc, không có sprint: đội đang chạy kiểu gì thì bắt đầu từ đó rồi sửa dần.

Bảng Kanban đơn giản nhất có ba cột: Cần làm, Đang làm, Xong. Đội phần mềm thường tách thêm cột Review (chờ kiểm thử hoặc xem code) vì đó là chỗ hay ùn nhất, và một cột Backlog để chứa việc chưa chọn làm. Mỗi cột nên thuộc một trong ba nhóm trạng thái: chưa làm, đang làm, hoàn thành. Nhóm quyết định cách tính tiến độ: chỉ việc ở nhóm hoàn thành mới được đếm là xong.

Một thẻ nên đọc được trong hai giây: tên việc, người làm, hạn (nếu có), và một dấu hiệu cho thấy nó đang kẹt. Thẻ càng nhỏ dòng chảy càng đều; việc mất hơn một tuần nên tách thành nhiều thẻ. Cách dựng cột và ý nghĩa từng cột có trong chương Bảng Kanban và giới hạn WIP.

WIP (work in progress) là việc đã bắt đầu mà chưa xong. Giới hạn WIP là số thẻ tối đa được phép nằm trong một cột. Con số khởi điểm hay dùng: số người làm trong cột đó cộng một. Đội 4 người thì cột Đang làm giới hạn 5. Cột Review thường thấp hơn, vì người review ít hơn người code.

Nhiều đội dùng cả hai, gọi là Scrumban: lập kế hoạch và review theo sprint, nhưng hằng ngày làm trên bảng có giới hạn WIP. Nếu bạn chưa rõ Scrum, đọc Scrum là gì? trước; bức tranh Agile → Scrum / Kanban có trong Bức tranh tổng thể.

Kanban khác Scrum ở điểm nào?

Kanban không có sprint và không quy định vai trò: việc chảy liên tục qua các cột, ưu tiên đổi được bất cứ lúc nào, đo bằng thời gian hoàn thành từng việc. Scrum chốt việc theo sprint 1–4 tuần với ba vai trò và năm sự kiện, đo bằng velocity. Kanban hợp việc vận hành, hỗ trợ; Scrum hợp xây sản phẩm theo từng phần.

Giới hạn WIP nên đặt bao nhiêu?

Khởi điểm: số người làm trong cột đó cộng một, ví dụ 4 người thì cột Đang làm giới hạn 5; cột Review đặt thấp hơn vì ít người review. Chạy vài tuần rồi chỉnh: không bao giờ chạm giới hạn thì hạ xuống, vượt liên tục mà không phải do kẹt thì tăng một đơn vị.

Kanban có cần họp không?

Không bắt buộc, nhưng đội chạy tốt thường có hai buổi: họp ngắn 10–15 phút hằng ngày trước bảng, đi từ cột phải sang trái để ưu tiên việc sắp xong, và một buổi xem lại dòng chảy mỗi một hoặc hai tuần để chỉnh cột, giới hạn WIP và quy tắc.

Dùng Kanban có cần ước lượng story point không?

Không bắt buộc. Kanban dự báo bằng thời gian hoàn thành trung bình (cycle time) và số việc xong mỗi tuần, với điều kiện việc được chia cỡ tương đương nhau. Nhiều đội chỉ chia việc thành nhỏ, vừa, to thay vì chấm điểm.