Bài viết
Chuyển từ Excel và Zalo sang phần mềm quản lý dự án: kế hoạch 2 tuần
Kế hoạch hai tuần để đội nhỏ chuyển từ Excel và nhóm Zalo sang phần mềm quản lý dự án không gián đoạn: một dự án trước, chỉ nhập việc đang mở, song song một tuần.
Khoảng 7 phút đọc
Trả lời ngắn
Định nghĩaChuyển từ Excel và nhóm Zalo sang phần mềm quản lý dự án thành công khi làm theo ba nguyên tắc: một dự án trước, không phải cả phòng; chỉ nhập việc đang mở, không nhập lịch sử; và chạy song song tối đa một tuần rồi cắt Excel hẳn. Đội 5–15 người làm xong trong hai tuần mà không gián đoạn việc đang chạy.
Phần lớn lần chuyển thất bại không phải vì công cụ mà vì cách chuyển: nhập cả nghìn dòng lịch sử, mở cho mười dự án cùng lúc, và giữ Excel “để đối chiếu” suốt ba tháng cho tới khi không ai cập nhật chỗ nào nữa. Bài này là kế hoạch từng ngày để tránh cả ba.
Khi nào nên chuyển, khi nào chưa
Chưa cần chuyển nếu đội 2–3 người, một dự án, khách hàng là chính mình. Nên chuyển khi có ít nhất hai trong bốn dấu hiệu: hơn một dự án chạy song song; có khách hoặc phòng ban khác gửi yêu cầu; trong tháng đã hai lần không ai biết một việc đang ở đâu; hoặc người quản lý mất hơn 30 phút mỗi ngày để cập nhật bảng tính và trả lời “đến đâu rồi”. Cách chọn công cụ ở Phần mềm quản lý dự án cho đội nhỏ: chọn thế nào.
Bốn nguyên tắc trước khi bắt đầu
Thống nhất với đội trước ngày 1
- Một dự án thí điểm, chọn dự án có nhiều việc chen ngang nhất vì đó là nơi thấy lợi ích sớm nhất. Dự án khác chuyển sau khi dự án đầu chạy được một sprint.
- Chỉ nhập việc đang mở. Việc đã xong ở lại Excel làm lưu trữ. Nhập lịch sử tốn một tuần và không ai xem lại.
- Song song tối đa một tuần, và trong tuần đó Excel chỉ để đọc. Mọi cập nhật ở công cụ mới; ai sửa Excel là sửa nhầm.
- Một người trực trong hai tuần: trả lời câu hỏi, tạo hộ việc, kiểm tra cuối ngày xem bảng có đúng không.
Kế hoạch hai tuần
| Thời điểm | Việc | Kết quả cuối ngày |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Tạo đơn vị và dự án; mời cả đội; đặt tên cột theo cách đội đang làm (thường Cần làm, Đang làm, Chờ kiểm, Xong); tạo phân hệ và vài nhãn. | Ai cũng đăng nhập được, bảng trống nhưng đúng cột |
| Ngày 2 | Dọn Excel: lọc chỉ việc đang mở, gộp dòng trùng, đổi tên cột theo mẫu nhập (Tiêu đề, Người thực hiện, Hạn, Ưu tiên, Trạng thái…), tên người viết đúng như tài khoản. | Một file sạch dưới 200 dòng |
| Ngày 3 | Nhập từ Excel, xem trước, sửa dòng báo lỗi, nhập. Mỗi người mở Công việc của tôi kiểm việc của mình: thiếu gì tự thêm, sai gì tự sửa. | Toàn bộ việc đang mở đã có trên bảng, đúng người |
| Ngày 4–5 | Chạy song song: daily đứng trước bảng mới, cập nhật trạng thái trong ngày; Excel chỉ đọc. Người trực kiểm cuối ngày. | Hai ngày bảng đúng mà không cần nhắc |
| Tuần 2, ngày 1 | Planning sprint đầu tiên từ bảng mới; ghim trong nhóm Zalo: từ nay yêu cầu gửi qua cổng, có mã và hạn phản hồi. | Sprint đang chạy, khách biết đường gửi yêu cầu |
| Tuần 2, ngày 2–4 | Yêu cầu vẫn đến qua chat thì người trực tạo hộ rồi trả lời bằng mã. Xem burndown mỗi sáng. | Không còn yêu cầu nào nằm ngoài hệ thống |
| Tuần 2, ngày 5 | Khóa file Excel (chỉ đọc, đổi tên có chữ “cũ”). Gửi báo cáo tuần đầu bằng số. Chọn dự án thứ hai. | Excel không còn là nguồn sự thật |
Nhập dữ liệu: cột nào sang trường nào
| Cột trong Excel của bạn | Trường tương ứng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tên việc, Nội dung | Tiêu đề (bắt buộc) | Viết lại theo mẫu động từ + đối tượng; dòng trống tiêu đề sẽ bị bỏ |
| Ghi chú, Chi tiết | Mô tả | Tiêu chí chấp nhận nếu có |
| Loại | Loại | Task, Bug hoặc Story; bỏ trống thành Task |
| Mức ưu tiên | Ưu tiên | Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp; đừng để cả cột là Cao |
| Tình trạng | Trạng thái | Phải trùng tên cột trên bảng; việc đã xong không nhập |
| Phụ trách | Người thực hiện | Trùng tên hoặc tên đăng nhập của thành viên đã mời |
| Deadline | Hạn | Định dạng ngày rõ ràng; hạn đã qua sẽ hiện trễ hạn ngay, đó là chủ ý |
| Module, Phân hệ | Phân hệ | Tạo phân hệ trước ở ngày 1 |
Nhập ít, nhập sạch
Ví dụ: phòng CNTT 6 người, ba file Excel, hai nhóm Zalo
Ví dụ
Phòng CNTT một trường theo dõi việc bằng ba file Excel, mỗi người một bản, và hai nhóm Zalo với phòng Đào tạo và phòng Công tác sinh viên. Trưởng phòng chọn dự án cổng đăng ký học phần làm thí điểm vì phòng Đào tạo nhắn nhiều nhất.
Ngày 2, ba file gộp lại có 214 dòng; sau khi bỏ việc đã xong và dòng trùng còn 47. Ngày 3, nhập một lần, 5 dòng báo sai tên người vì viết tắt, sửa xong trong 10 phút. Ngày 4, daily đầu tiên trước bảng mất 25 phút vì mọi người tranh luận cột; ngày 5 còn 15 phút. Tuần 2, phòng Đào tạo nhận được tin ghim và một hướng dẫn ba bước có ảnh; ba ngày đầu họ vẫn nhắn Zalo, người trực tạo hộ và trả lời bằng mã; ngày thứ tư đầu mối tự gửi trên cổng. Thứ Sáu tuần 2, ba file Excel đổi tên thành “cũ”. Dự án thứ hai chuyển trong bốn ngày vì đội đã biết cách.
Năm lỗi hay gặp
Đội chuyển công cụ hay mắc
- Nhập cả lịch sử. Tốn ngày công, bảng đầy việc Done vô nghĩa, và velocity đầu tiên bị sai.
- Mở mười dự án ngày đầu. Không ai kèm được, cái nào cũng dở dang. Một dự án, một sprint, rồi nhân rộng.
- Song song vô thời hạn. Sau ba tuần không ai biết bản nào đúng. Đặt ngày khóa Excel ngay từ ngày 1.
- Sao chép cột Excel nguyên xi. Bảng có 9 cột trạng thái vì Excel có 9 giá trị. Bắt đầu với 4 cột.
- Quên khách hàng. Đội chuyển nhưng khách vẫn nhắn Zalo và đội vẫn chép. Mở cổng cho khách ngay tuần 2; cách làm ở Quản lý yêu cầu khách hàng.
Chuyển sang Pentara
Ngày 1 mất khoảng một giờ: đăng ký đơn vị (gói Miễn phí 10 tài khoản, 3 dự án, duyệt trong ngày làm việc), tạo dự án, mời đội, đổi tên cột ở Cài đặt › Cột Kanban, tạo phân hệ. Ngày 3, nút Nhập từ Excel ở tab Công việc nhận file .xlsx, chỉ cột Tiêu đề là bắt buộc, các cột Mô tả, Loại, Ưu tiên, Trạng thái, Phân hệ, Người thực hiện, Story point, Ngày bắt đầu, Hạn, Nhãn khớp theo tên, có bước xem trước báo từng dòng lỗi trước khi nhập, tối đa 200 dòng một lần.
Tuần 2, tạo tổ chức khách hàng và đầu mối để họ gửi yêu cầu qua cổng, hoặc nhúng biểu mẫu vào phần mềm đã bàn giao. Sprint đầu tiên đi theo Bắt đầu nhanh; đội chưa từng làm Scrum có lộ trình 7 ngày.
Hỏi đáp nhanh
- Có nên nhập cả việc đã xong từ Excel không?
- Không. Chỉ nhập việc đang mở; việc đã xong để lại Excel làm lưu trữ, đổi tên file có chữ cũ. Nhập lịch sử tốn ngày công, bảng đầy việc Done vô nghĩa và velocity đầu tiên bị sai. Nếu cần tra cứu lịch sử, mở file cũ.
- Chạy song song Excel và phần mềm mới bao lâu?
- Tối đa một tuần, và trong tuần đó Excel chỉ để đọc, mọi cập nhật ở phần mềm mới. Song song dài hơn thì sau ba tuần không ai biết bản nào đúng. Đặt ngày khóa Excel ngay từ ngày 1 và công bố với cả đội.
- Khách hàng vẫn nhắn Zalo thì sao?
- Tuần 2, ghim trong nhóm thông báo từ nay gửi yêu cầu qua cổng, kèm hướng dẫn ba bước có ảnh. Yêu cầu vẫn đến qua chat thì người trực tạo hộ trên cổng rồi trả lời trong chat bằng mã và link. Sau hai tuần chỉ trả lời chi tiết trên cổng; nhóm chat giữ để trò chuyện.
- Nhập từ Excel cần định dạng gì?
- File .xlsx với cột Tiêu đề bắt buộc; các cột Mô tả, Loại, Ưu tiên, Trạng thái, Phân hệ, Người thực hiện, Story point, Ngày bắt đầu, Hạn, Nhãn khớp theo tên và bỏ trống được. Tên người phải trùng thành viên đã mời, trạng thái trùng tên cột trên bảng. Tối đa 200 dòng mỗi lần, có xem trước báo lỗi từng dòng.