Thuật ngữ
Product Owner là gì? Vai trò, việc hằng tuần và cách kiêm nhiệm ở đội nhỏ
Product Owner là người quyết định làm gì trước, giữ backlog và chấp nhận kết quả thay mặt người dùng. Ba việc, lịch một tuần, quyền nói không, khác Scrum Master và PM.
Khoảng 6 phút đọc
Trả lời ngắn
Định nghĩaProduct Owner (PO, chủ sản phẩm) là người trong đội Scrum quyết định làm gì trước, làm gì sau: giữ backlog, sắp thứ tự ưu tiên, nói chuyện với khách hàng và người dùng, và chấp nhận hay không chấp nhận kết quả ở cuối sprint thay mặt họ. PO không giao việc cho từng người và không quyết định cách làm; đó là việc của đội.
Ở đội nhỏ Việt Nam, PO hiếm khi là một chức danh riêng. Trưởng phòng CNTT, chủ công ty phần mềm, hay trưởng dự án thường kiêm vai này. Kiêm được, với điều kiện hiểu rõ PO có ba việc và một quyền. Vai trò trong khung lớn xem Scrum là gì?.
Ba việc của Product Owner
Làm đủ ba việc này là PO, dù mang chức danh gì
- Giữ backlog sống. Mọi yêu cầu vào một chỗ, việc đầu backlog đủ rõ để làm, việc cuối chỉ cần tiêu đề. Chăm backlog mỗi tuần ở refinement.
- Quyết ưu tiên và giải thích được. Việc nào giá trị sớm nhất, rủi ro nhất, mở khóa việc khác; nói được vì sao việc này trên việc kia với cả đội lẫn khách.
- Chấp nhận kết quả. Ở Review, xem phần đã xong với con mắt người dùng, nói “được” hoặc “chưa được, vì…”, và đưa phản hồi vào backlog.
Một tuần của PO ở đội nhỏ
| Việc | Khi nào | Thời gian |
|---|---|---|
| Đọc và phân loại yêu cầu khách hàng, trả lời lần đầu | Mỗi ngày, đầu giờ | 15–30 phút |
| Refinement: làm rõ, tách, cùng đội chấm điểm việc sắp tới | Giữa tuần | 45–60 phút |
| Sprint Planning: chốt mục tiêu và phạm vi | Đầu sprint | 1–2 giờ, hai tuần một lần |
| Review với người dùng, thu phản hồi vào backlog | Cuối sprint | 1 giờ, hai tuần một lần |
| Nói chuyện với khách hàng, người dùng ngoài các buổi họp | Rải rác | 1–2 giờ |
Cộng lại khoảng 4 đến 6 giờ mỗi tuần. Người kiêm PO mà không dành được chừng đó thời gian thì backlog sẽ do người to tiếng nhất sắp, và đội sẽ tự đoán ưu tiên.
Một quyền: nói không
PO là một người, và người đó được phép từ chối
PO, Scrum Master và quản lý dự án khác nhau thế nào
| Product Owner | Scrum Master | Quản lý dự án truyền thống | |
|---|---|---|---|
| Trả lời câu hỏi | Làm gì, theo thứ tự nào? | Đội có làm đúng cách không, vướng gì? | Ai làm gì, khi nào, tốn bao nhiêu? |
| Nhìn về | Sản phẩm và người dùng | Đội và quy trình | Kế hoạch, ngân sách, báo cáo |
| Không làm | Giao việc, quyết cách làm | Quyết ưu tiên, giao việc | Trong Scrum, vai này chia cho PO, SM và đội |
Đội nhỏ gộp PO và Scrum Master vào một người gọi là PM. Gộp được, nhưng người đó phải biết mình đang đội mũ nào: khi là PO thì đòi hỏi giá trị, khi là Scrum Master thì bảo vệ đội khỏi thay đổi giữa sprint. Vai kia có bài riêng: Scrum Master là gì?.
Ví dụ: trưởng phòng CNTT kiêm PO
Ví dụ
Trưởng phòng CNTT một trường kiêm PO cho cổng đăng ký học phần, đội 5 người. Tuần đầu ông dành thứ Hai ngồi với phòng Đào tạo, ghi 34 việc, tự sắp thứ tự và giải thích cho đội ở Planning: đăng nhập và xem học phần trước, vì không có nó thì mọi thứ khác không thử được; xuất Excel để sau, vì phòng Đào tạo còn dùng được bản cũ.
Giữa sprint 2, hiệu trưởng muốn thêm “thống kê theo khoa” cho cuộc họp tuần sau. Ông không hứa; ông đưa hai lựa chọn: thay việc “lọc theo lớp” 5 điểm, hoặc làm ở sprint 3 và họp có số liệu từ Excel. Hiệu trưởng chọn cách hai. Đội không biết cuộc nói chuyện đó đã xảy ra, và đó chính là việc của PO.
Bốn lỗi của PO mới
Người kiêm PO hay mắc
- Viết giải pháp thay vì nhu cầu. “Thêm nút màu xanh góc phải” thay vì “cán bộ cần in bảng điểm để nộp”. Đội mất quyền tìm cách làm tốt hơn.
- Vắng ở Review. Không ai chấp nhận kết quả, việc cứ Done mà không biết đúng ý chưa.
- Ưu tiên theo người hỏi to nhất. Backlog thành danh sách người quen. Sắp bằng ba câu hỏi: giá trị, rủi ro, mở khóa.
- Giao việc cho từng người. Đội tự chia việc; PO chia thứ tự.
Product Owner trên Pentara
Vai trò Quản lý dự án trên Pentara gộp Product Owner và Scrum Master: sắp thứ tự backlog bằng kéo thả, đặt mục tiêu khi tạo sprint, kéo việc vào hoặc ra sprint, tiếp nhận và trả lời yêu cầu khách hàng ở tab Yêu cầu KH, và ở Review dùng danh sách việc Done của sprint để chấp nhận từng việc. Nếu muốn tách vai, gán một người khác làm Điều phối dự án để chạy nhịp sprint, còn Quản lý dự án giữ phạm vi và ưu tiên.
Yêu cầu khách hàng vào cùng một hộp thư với hạn phản hồi, nên việc “giữ backlog sống” không còn là chép tin nhắn. Thử vai PO với một dự án thật: đăng ký gói Miễn phí, bảng quyền chi tiết ở chương Vai trò và phân quyền.
Hỏi đáp nhanh
- Product Owner có phải là quản lý dự án không?
- Không hẳn. PO trả lời “làm gì, theo thứ tự nào” và chấp nhận kết quả; quản lý dự án truyền thống trả lời “ai làm gì, khi nào, tốn bao nhiêu”. Trong Scrum, phần “ai làm” thuộc về đội, phần “khi nào” thuộc về nhịp sprint. Đội nhỏ thường để một người kiêm PO và Scrum Master và gọi là PM.
- Một sản phẩm có hai Product Owner được không?
- Không. Backlog chỉ có một thứ tự nên chỉ một người sắp và chịu trách nhiệm. Nhiều bên liên quan thì PO là người tổng hợp và quyết; các bên góp ý qua PO. Hai PO nghĩa là đội nhận hai thứ tự ưu tiên và tự đoán.
- PO cần bao nhiêu thời gian mỗi tuần?
- Khoảng 4 đến 6 giờ cho đội 5–9 người chạy sprint 2 tuần: đọc yêu cầu khách mỗi ngày, refinement giữa tuần, Planning và Review hai tuần một lần, cộng thời gian nói chuyện với người dùng. Không dành được chừng đó thì backlog sẽ do người to tiếng nhất sắp.